Tổ chức sự kiện ngoài trời cần trang bị như thế nào?

Tổ chức sự kiện ngoài trời có khá nhiều điểm mạnh như không gian rộng rãi, thoáng đãng, đẳng cấp hiện đại, thỏa sức trang trí mà không bị gò bó bởi sức chứa và mặc tích… Mặc dù vậy, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp thì nhà tổ chức cần phải chuẩn bị mọi thứ thật kỹ lưỡng.

Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây

Lựa chọn địa điểm

Đối với các sự kiện ngoài trời, lựa chọn địa điểm tổ chức là khâu quan trọng nhất. Ban tổ chức rất cần được căn cứ vào nội dung sự kiện, yêu cầu của khách hàng và số lượng khách tham dự… để tìm kiếm một vị trí tổ chức tương xứng nhất.

Yêu cầu địa điểm tổ chức phải cung cấp những tiêu chí sau: không gian đủ lớn để kê bàn ghế, tạo sự dễ chịu và thoải mái cho khách tham dự, vị trí tiện lợi, dịch vụ tốt, an ninh an toàn…

Giấy phép cho sự kiện ngoài trời

Sự việc giấy phép có lẽ rằng nhiều người không quá chú trọng và xem xét, Tuy nhiên để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp và không gặp phải bất cứ sự việc gì về địa điểm, bạn cần thực hiện đầy đủ và kỹ lưỡng đối với các thủ tục cần thiết như: công văn xin phép tổ chức; hợp đồng dịch vụ thuê mướn, mượn địa điểm; nếu có ca nhạc thì còn cần thêm các giấy tờ biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật…

Trang trí

Trang trí cũng là một khâu vô cùng quan trọng. Vì vậy, những ý tưởng độc đáo dựa trên chủ đề của sự kiện cần được phát huy triệt để để trang trí cho không gian sự kiện được ấn tượng nhất, hoàn hảo nhất.
Đầu tiên phải phải chú trọng tới backdrop, nó phải nêu rõ được chủ đề chương trình, đơn vị tổ chức và logo kèm theo. Thứ 2, nên bố trí các banner quảng cáo xen kẽ để tạo không gian hài hòa, bớt trống trải.

Hệ thống âm thanh và ánh sáng

Địa điểm tổ chức các sự kiện ngoài trời thường là những nơi rộng lớn, thoải mái như: công viên, bãi biển, sân vận động…Do đó, hệ thống âm thanh, ánh sáng phải chú ý đến công suất lớn, có sức lan tỏa khắp không gian sự kiện, bảo đảm an toàn các yêu cầu kỹ thuật.

Chuẩn bị địa điểm giữ xe cho khách đến tham dự

Đầu tiên: Nếu đơn vị cho thuê địa điểm có sẵn bãi giữ xe và bảo vệ, thì rất cần phải thỏa thuận rõ những vấn đề này trong hợp đồng. bảo đảm tài sản của khách và bên giữ xe chịu hoàn toàn nhiệm vụ, tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

Thứ hai: Nếu không có sẵn bãi giữ xe thì ban tổ chức căn cứ vào số lượng khách tham dự để bố trí nơi giữ xe thuận tiện, gần nơi tổ chức. Đồng thời cử thêm lượng người trông giữ và hướng dẫn cho khách tới địa điểm tổ chức.

Soát vé

Đối với loại sự kiện có vé mời thì cần chuẩn bị tốt khâu soát vé, tránh trường hợp không có vé vẫn vào cửa. rất có khả năng áp dụng biện pháp xé vé và dán băng vào tay hoặc áo những người đã được kiểm vé.

Chạy chương trình

Sự kiện ngoài trời là 1 những sự kiện lớn, vì vậy nội dung chương trình rất cần phải được lên kịch bản chi tiết từ trước với những hoạt động sinh hoạt hấp dẫn, phong phú như: câu hỏi đố vui, trò chơi trúng thưởng…và các tiết mục văn nghệ xen kẽ để tạo không khí vui tươi và thu hút sự quan tâm của khán giả, khách mời. MC là người quan trọng nhất, đóng vai trò dẫn dắt sự kiện, phải điệu đà, dí dỏm sẽ đóng góp thêm phần tạo nên thành công cho chương trình.

Lưu ý: Nếu chương trình có khách mời là nghệ sĩ thì cần ký hợp đồng đàm phán trước về thời điểm của họ. Đồng thời phải dự phòng trường hợp nghệ sĩ đến muộn hoặc có lý do không đến được để tránh làm lỡ chương trình.

Vấn đề vệ sinh

Với những sự kiện tổ chức ngoài trời thì lượng rác thải tác động trực kế tiếp không gian là rất cao. Vì vậy, cần được chuẩn bị đội ngũ phục vụ kịp thời đảm bảo vấn đề vệ sinh sạch sẽ, đồng thời nhà tổ chức cũng rất có khả năng khuyến khích niềm tin tự giác của khách tham dự bằng việc bỏ rác vào thùng với những slogan bảo vệ môi trường.

An ninh và cấp cứu

Vụ việc an ninh và cấp cứu là vấn đề hết sức quan trọng, cần phân công một đội bảo vệ an ninh khu vực tổ chức sự kiện để không làm ảnh hưởng đến chương trình đang diễn ra. Đồng thời đề ra các phương án đề phòng đối với các trường hợp phát sinh vấn đề sức khỏe của khách tham dự.